Przykładowe efekty przestojów to na przykład  uszkodzenie danych o kluczowym znaczeniu dla firmy, wpływ przestoju na efektywność pracy firmy, konsekwencje prawne, a także utrata zaufania kluczowych partnerów firmy. Specjaliści oszacowali, że przerwa w działaniu centrum przetwarzania danych kosztuje średnio 5600 dolarów na minutę. Większość badanych przestojów trwała około półtorej godziny i generowała koszty wielkości 505.500 dolarów. Przerwy obejmujące część infrastruktury trwały średnio 59 minut i generowały  koszty na poziomie 258.000 dolarów. Specjaliści z  Ponemon Institute pokazali, że przestoje w pracy data center są zdecydowanie najbardziej kosztowne i niebezpieczne dla firm telekomunikacyjnych i e-commerce. W przypadku przedsiębiorstw z tych sektorów koszty mogą  wynosić nawet  11 000 $ na minutę przerwy.

Archiwum elektroniczne pozwala na szybki dostęp do każdego dokumentu, bez względu na to gdzie znajduje się  użytkownik i jaka jest pora dnia. Sprawia również, że z danego dokumentu może korzystać jednocześnie wiele osób. Takie nowoczesne archiwum zakładowe przyczynia się również do znacznej poprawy bezpieczeństwa danych. Zaawansowane zabezpieczenia sprawiają, że możemy być spokojni o to, iż ważne informacje nie dostaną się do osób niepowołanych. Osoby zarządzające archiwizacją dokumentów zwykle nadają różne stopnie uprawnień dla poszczególnych osób mających dostęp do archiwum zakładowego. Dzięki temu w prosty sposób uporządkowana zostaje kwestia poufności dokumentów.  Konkretni pracownicy uzyskują dostęp tylko do informacji które są niezbędne do ich pracy. Zwiększa to bezpieczeństwo i stabilność całej firmy. Elektroniczne archiwum jest dużo tańszym rozwiązaniem niż tradycyjne metody archiwizacji dokumentów, oparte na papierze i dużych powierzchniach biurowych wypełnionych szafami. Fakt, że rozwiązanie to zdobyło taką popularność nie powinien więc nikogo dziwić.