Oprogramowanie dla telekomunikacji » elektroniczny obieg dokumentów

Elektroniczny obieg dokumentów – systemy dla telekomunikacji

admin — Thu, 15 Sep 2011 11:22:32 +0000

Firmy telekomunikacyjne wykorzystują często specjalistyczne systemu obiegu dokumentów których głównym zadaniem jest obsługa korespondencji na linii operator telekomunikacyjny – instytucje bezpieczeństwa i porządku publicznego. Takie oprogramowanie dla telekomunikacji pozwala prowadzić sprawną komunikację między partnerami. Rozwiązanie umożliwia przechowywanie informacji o dokumentach na rożnych platformach baz danych. Funkcjonalności elektronicznego obiegu dokumentów pozwalają na automatyczne skanowanie dużych woluminów dokumentów papierowych oraz zarządzanie przepływem informacji przez przeglądarkę i serwer WWW.

Dzięki temu, że oprogramowanie posiada klarowny interfejs użytkownicy bez większych problemów mogą dokonać szybkiej klasyfikacji skanowanych dokumentów oraz właściwie je opisać. Funkcjonalności pozwalają też na automatyczne generowanie odpowiedzi dla wybranych typów zapytań. Aby zapewnić bezpieczeństwo zgromadzonych w systemie danych użytkowników takiego elektronicznego obiegu dokumentów dzieli się zazwyczaj na parę oddzielnych grup posiadających różne prawa dostępu. Ponadto informacje strzeżone są też bezpiecznym połączeniem SSL i unikalnym loginem i hasłem dla każdego użytkownika.

Elektroniczne faktury w telekomunikacji

admin — Thu, 26 Aug 2010 11:27:03 +0000

W branży telekomunikacyjnej wykorzystywanych jest wiele rodzajów systemów informatycznych.
Jednym z najczęściej używanych jest program do wystawiania faktur . Pozwala on znacznie usprawnić pracę działu księgowego. Po jego wdrożeniu, praca księgowych ulega kilku rewolucyjnym wręcz zmianom. Po pierwsze, przesyłka faktur trwa zdecydowanie krócej. Dzięki temu, że Elektroniczny Obieg Dokumentów jest wielokrotnie szybszy od tradycyjnego, firma zyskuje na czasie przynajmniej klika dni, które wcześniej trzeba było przeznaczyć na dotarcie listu poleconego zawierającego oryginały faktur. Dzięki temu, księgowi mają więcej czasu na weryfikację, poprawne opisanie, dostarczenie do działu księgowości i co bardzo ważne zapłacenie faktur w wymaganym terminie.

Najczęściej zamiana obiegu papierowego na obieg elektroniczny okazuje się także korzystna pod względem kosztów. Systemy EDI pozwalają znacznie zmniejszyć koszty fakturowania. Poza tym elektroniczne faktury posiadają kolejną zaletę jaką jest łatwy dostęp do historycznych danych – wiemy dokładnie kiedy faktura dotarła do firmy, kto ją przygotował, a kto odebrał. System e-faktur przyczynia się do sprawnego funkcjonowania wszystkich działów zaangażowanych w proces fakturowania, zarówno po stronie wystawiającego dokument, jak i odbiorcy. Oczywiście cały system elektronicznych faktur posiada bardzo dobre zabezpieczenia. Dzięki temu wszystkie dane chronione są przed niepowołanymi osobami.

Skanowanie i archiwizowanie dokumentów

admin — Fri, 30 Oct 2009 14:49:00 +0000

Archiwizowanie dokumentów w postaci elektronicznej wymaga odpowiedniego wyposażenia zarówno w sprzęt komputerowy jak i specjalne oprogramowanie. Jednymi z ważniejszych systemów, które wprawdzie bezpośrednio nie służą do archiwizacji lecz do przesyłania już zarchiwizowanych danych, są systemy EDI kontrolujące elektroniczny obieg dokumentów. Oprogramowanie do obsugi EDI jest praktycznie niezbędne w każdej większej firmie.

Obieg dokumentów księgowych w firmie wymaga przesyłania ich pomiędzy poszczególnymi jednostkami i działami firmy oraz do integracji z różnymi systemami zainstalowanymi w firmie np. CRM. System obiegu dokumentów musi zatem cechować się dobrą integracją z innym oprogramowaniem często pochodzącym od innych dostawców systemów IT. Jednym z ważniejszych czynników jest odpowiedni format przesyłanych danych.

Oczywiście decyzja o archiwizacji poszczególnych typów dokumentów powinna być podejmowana indywidualnie. Dla przykładu do archiwizacji zdjęc używa się innych formatów niż do tekstów, a same zdjęcia – w zależności od tego czy są kolorowe czy czarno-białe są przechowywane w różnych formatach. W obecnych na rynku programach do obsługi archiwum zakładowego znajdują się specjalne moduły do skanowania dokumentów oraz szybkiego podglądu archiwizowanych skanów.