Obieg dokumentów księgowych w firmie wymaga przesyłania ich pomiędzy poszczególnymi jednostkami i działami firmy oraz do integracji z różnymi systemami zainstalowanymi w firmie np. CRM. System obiegu dokumentów musi zatem cechować się dobrą integracją z innym oprogramowaniem często pochodzącym od innych dostawców systemów IT. Jednym z ważniejszych czynników jest odpowiedni format przesyłanych danych.

Oczywiście decyzja o archiwizacji poszczególnych typów dokumentów powinna być podejmowana indywidualnie. Dla przykładu do archiwizacji zdjęc używa się innych formatów niż do tekstów, a same zdjęcia – w zależności od tego czy są kolorowe czy czarno-białe są przechowywane w różnych formatach. W obecnych na rynku programach do obsługi archiwum zakładowego znajdują się specjalne moduły do skanowania dokumentów oraz szybkiego podglądu archiwizowanych skanów.